Cel mai bun plan pentru performanţă: acţiunea!

Orice obiectiv poate fi îndeplinit cu un plan bun la bază.  Pentru manageri, planul reprezintă cea mai eficientă modalitate de organizare şi mobilizare a echipei; aşa cum spunea şi cunoscutul Benjamin Franklin, dacă eşuezi în a te pregăti, de fapt te pregăteşti ca să eşuezi. Aşadar, planul este un element esenţial în management şi nu numai, dar ce se întâmplă când procesul de planificare înlocuieşte aproape în totalitate procesul de a acţiona sau când acesta consumă mult prea mult timp şi în cele din urmă se dovedeşte a fi ineficient?

Conform unui studiu realizat de National Australia Bank,  o treime din întreprinderile mici şi mijlocii eşuează din cauza unei planificări defectuoase. Obiectivele unei organizaţii depind astfel, de existenţa unui plan, însă îndeplinirea acestor obiective depinde de aplicarea efectivă a acestuia. Dar pentru mulţi manageri, planificarea a devenit o modalitate de a îngreuna performanţele echipei, în care aceasta este de fapt o justificare pentru lipsa rezultatelor. Şi cred că situaţia este familiară multora – se creează zeci de liste, şedinţe de brainstorming, se aşteaptă confirmări etc. Toate acestea însă, nu duc la altceva decât risipă de bani, timp pierdut sau îngheţarea productivităţii. Când vine vorba de justificarea situaţiei însă, explicaţii vor exista întotdeauna: proiectul nu a fost pus în aplicare pentru că nu am avut suficiente resurse, nu ar fi funcţionat pe un asemenea sistem al pieţei, am găsit o soluţie mult mai bună între timp, încă nu am finalizat strategia de marketing etc.

Scriitorul Alan Lakein spunea că planificarea înseamnă să aduci viitorul în prezent, astfel încât să poţi acţiona acum, ceea ce înseamnă că primul pas către reuşita unui plan este acţiunea însăşi. Paradoxul planificării este: cu cât  încercăm să devenim mai organizaţi pentru a acţiona, cu atât ne mobilizăm şi acţionăm mai greu. Dar acest lucru nu înseamnă că existenţa unui plan este cea care îngreunează performanţele unei organizaţii, ci lipsa aplicării lui sau mai bine spus, planificarea excesivă. Pentru că aşa cum susţinea şi Michael Schrage de la Harvard Business Review, avem mai multe şanse de reuşită dacă ne concentrăm mai puţin pe felul în care vrem să ne organizăm şi mai mult pe ceea ce vrem să obţinem de fapt.

Pentru o planificare mai eficientă trebuie să ştim să determinăm exact cât timp alocăm pentru organizarea procesului şi cât timp alocăm pentru îndeplinirea efectivă a acestuia. Un bun manager nu va acţiona numai când situaţia este critică, ci şi când lucrurile merg bine şi ar putea fi îmbunătăţite.